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Supervisión y privacidad de los empleados en la era de COVID-19

Por Michael Farhi, Esq. | Mar 10, 2021 |

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Por Zhen Liu

Las tecnologías de supervisión de empleados y privacidad en el lugar de trabajo se han generalizado en los últimos años, debido al rápido crecimiento de la tecnología digital y las plataformas de vigilancia.

Durante la pandemia global de COVID-19, muchos de nosotros nos encontramos trabajando en casa con un espacio físico o personal insuficiente y, lo que es peor, con límites limitados entre el trabajo y el hogar. Los límites entre los espacios profesionales y personales de las personas estaban bastante borrosos antes, y ahora son aún más turbios.

En reacción a la pandemia global, las empresas han exigido a sus empleados que trabajen desde casa cuando entraron en vigor las órdenes estatales de quedarse en casa. Muchas empresas que se resistieron a permitir que los empleados trabajaran desde casa antes de la crisis del COVID-19 ahora lo han aceptado como una forma nueva y necesaria de hacer negocios. Las grandes empresas financieras y bancarias de Wall Street, por ejemplo, con decenas de miles de empleados en edificios de oficinas en la ciudad de Nueva York antes de la pandemia, están decidiendo que es poco probable que todos sus empleados regresen alguna vez a esas oficinas. Muchos de estos empleados viven en Nueva Jersey.

Las empresas han tenido que dedicar grandes esfuerzos y recursos a descubrir cómo utilizar la tecnología para que los empleados trabajen de manera eficiente desde casa.

En la mayoría de los casos, sin embargo, los empleados utilizan sus propios dispositivos, tecnología doméstica y módems de cable, posiblemente compartiendo con compañeros de casa o miembros de la familia que están haciendo su propio trabajo en casa, o con estudiantes que asisten a la escuela de forma remota con iPads proporcionados por la escuela. Como consecuencia, las empresas deberían estar más preocupadas que nunca por la seguridad, la privacidad y, por supuesto, la productividad laboral. No es de extrañar que muchos hayan recurrido a la ayuda de software y programas de supervisión de empleados.

¿Qué es la supervisión del lugar de trabajo de los empleados?

La supervisión de empleados significa la vigilancia por parte del empleador de la actividad de los empleados a través de diferentes métodos.

Las empresas se involucran en el monitoreo de los empleados por diferentes razones, como para rastrear el desempeño, evitar responsabilidades legales, proteger secretos comerciales y abordar otras preocupaciones de seguridad.

Dependiendo del dispositivo y la motivación del empleador, los empleados pueden esperar que los empleadores los controlen mediante:

-Hacer un seguimiento de lo que escriben

-Grabación de la actividad de Internet

-Tomando capturas de pantalla

-Usar la cámara web de un dispositivo

-Observar qué empleado accede a qué archivos y cuándo

-Supervisión de la ubicación física de un empleado mediante GPS

-Medir la productividad del empleado, como observar el tiempo de inactividad de una computadora o cuánto tiempo permanece abierta una aplicación o software.

¿Cómo se realiza la vigilancia?

Los métodos comunes de monitoreo incluyen monitoreo de software, escuchas telefónicas, video vigilancia, monitoreo de correo electrónico y monitoreo de ubicación.

El monitoreo de software puede ocurrir si los empleados usan las computadoras de la empresa para su trabajo, las empresas a menudo utilizan software de monitoreo de empleados que les permite rastrear lo que sus empleados están haciendo en las computadoras. Los datos que se pueden rastrear pueden incluir velocidad de escritura, errores, aplicaciones utilizadas y qué teclas específicas se presionan.

Las escuchas telefónicas se pueden utilizar para recuperar los detalles de las llamadas telefónicas y las conversaciones de los empleados. Estos se pueden registrar durante el seguimiento. El número de llamadas, la duración de cada llamada y el tiempo de inactividad entre las llamadas, pueden ingresar en un registro automático para que la empresa los analice.

La videovigilancia puede proporcionar una transmisión de video de las actividades de los empleados que se transmiten a una ubicación central donde son monitoreados en vivo por otra persona. Estos se pueden registrar y almacenar para referencia futura, lo que algunos creen que es la forma más precisa de monitorear a los empleados. La gerencia puede revisar el desempeño de un empleado verificando la vigilancia para detectar y potencialmente prevenir problemas.

La supervisión del correo electrónico ofrece a los empleadores la posibilidad de ver los mensajes de correo electrónico enviados o recibidos por sus empleados. Los correos electrónicos se pueden ver y recuperar incluso si se han eliminado previamente.

El monitoreo de ubicación puede ocurrir y usarse para empleados que no trabajan en una ubicación estática. Los supervisores pueden optar por rastrear su ubicación. Algunos ejemplos comunes de empresas que utilizan el control de ubicación son las industrias de transporte y entrega.

Los detalles de las llamadas telefónicas y las conversaciones de los empleados se pueden grabar durante el monitoreo. El número de llamadas, la duración de cada llamada y el tiempo de inactividad entre las ll amadas, pueden ingresar en un registro automático para que la empresa los analice.

¿Es legal la supervisión remota de empleados?

La respuesta es generalmente SÍ. Las empresas tienen un interés legítimo en proteger los activos corporativos. La privacidad electrónica está regulada tanto a nivel federal como estatal. Las regulaciones federales de privacidad en el lugar de trabajo y monitoreo de empleados provienen principalmente de la Ley de Privacidad de Comunicaciones Electrónicas de 1986. La ECPA permite a los dueños de negocios monitorear todas las comunicaciones verbales y escritas de los empleados siempre que la compañía pueda presentar una razón comercial legítima para hacerlo. También permite un seguimiento adicional si el empleado da su consentimiento.

PERO, en Nueva Jersey, el agravio de intrusión por reclusión proporciona la base de un reclamo por la intrusión intencional, física o de otro tipo, sobre la soledad o reclusión de otro. . . si la intrusión fuera muy ofensiva para una persona razonable. La ley de empleo de Nueva Jersey generalmente reconoce que los empleados tienen un derecho limitado a la privacidad en el lugar de trabajo, incluso en su vida digital. Las leyes de casos mostraron claramente que los tribunales de Nueva Jersey favorecen el derecho de los empleados a la privacidad y permiten que se apliquen excepciones.

Por ejemplo, la reciente decisión de la Corte Suprema en Friedman v. Martínez consideró si se necesita evidencia de una visualización o grabación real para establecer una invasión de la privacidad. La Corte Suprema de Nueva Jersey sostuvo que las víctimas no necesitan presentar evidencia de que fueron registradas en secreto para presentar una causa de acción por intrusión en la reclusión.

Más bien, una intrusión puede establecerse mediante pruebas circunstanciales y deducciones razonables de las mismas. Al sostenerlo, la Corte razonó que “[e] t es la intrusión en sí, y no una visualización real, lo que es crítico. Y esa intrusión se produce cuando una víctima utiliza un espacio privado donde se ha ocultado un dispositivo de espionaje; no depende de cuándo, o si, se encuentra evidencia directa de espionaje real “.

El dilema: ¿Cómo se ven las cosas desde el punto de vista del empleado?

Algunos programas de monitoreo de computadoras tienen la capacidad de mostrar exactamente lo que los empleados están haciendo en sus computadoras.

En general, como se mencionó anteriormente, prácticamente no existe una expectativa razonable de privacidad para un empleado que usa un dispositivo de la empresa, por lo que cualquier cosa que los empleados hagan en su computadora propiedad de la empresa es visible para su empleador.

Pero todos sabemos que las cosas son diferentes ahora, ya que muchos empleados están usando sus propios dispositivos, tecnología doméstica y módems de cable, posiblemente compartiendo con compañeros de casa o miembros de la familia que están haciendo su propio trabajo en casa.

¿Qué deben esperar los empleados ahora?

Primero, está claro que los empleados ahora se enfrentan a un mayor nivel de vigilancia. Si bien las personas esperan ser observadas y que sus actividades se controlen mientras se encuentran en los lugares de trabajo tradicionales, sus expectativas sobre lo que sucede dentro de sus hogares pueden ser diferentes. Los empleados pueden esperar razonablemente un mayor grado de privacidad cuando trabajan desde casa, ya que los empleadores ahora pueden realizar un seguimiento de lo que están haciendo en la sala de estar.

En segundo lugar, cuando se exagera, la supervisión de los empleados puede ser perjudicial para la moral, ya que los empleados no se sentirán confiables y se sentirán micro gestionados. Las personas, por naturaleza, tienden a querer más libertad y menos vigilancia. Muchas personas y organizaciones están en contra de monitorear las actividades de las personas en el lugar de trabajo. Los oponentes incluyen grupos de libertades civiles, defensores de la privacidad y muchos empleados. Entre las principales críticas al monitoreo electrónico de los empleados se encuentran el aumento de los niveles de estrés, la disminución de la satisfacción laboral, la disminución de la calidad de vida laboral y los niveles más bajos de servicio al cliente. El monitoreo puede crear un lugar de trabajo hostil, posiblemente eliminando todo el punto del monitoreo en primer lugar (es decir, para aumentar la eficiencia).

Sugerencias y restricciones sobre la supervisión del lugar de trabajo

Algunos consejos para los empleadores para evitar desafíos legales en el seguimiento de los empleados:

1 Utilice la videovigilancia solo cuando lo justifique un propósito comercial legítimo (por ejemplo, prevenir robos o violencia en el lugar de trabajo, investigar conductas ilegales o inapropiadas, monitorear el desempeño de los empleados).

2 Limite la videovigilancia al momento, lugar y método menos intrusivos que sirva al propósito comercial.

3 Obtenga el consentimiento por escrito del empleado para la videovigilancia con fines comerciales legítimos.

4 No utilice dispositivos de videovigilancia que capturen o graben sonido sin cumplir con las leyes federales y estatales de grabación y escuchas telefónicas.

5 No seleccione empleados para videovigilancia de una manera que pueda considerarse discriminatoria según las leyes de discriminación federales o estatales (por ejemplo, no grabe en video solo mujeres o solo musulmanes o solo personas con discapacidades).

6 No seleccione empleados para videovigilancia como represalia por ejercer derechos bajo cualquier ley.

7 Comprender y cumplir con las leyes estatales o locales relacionadas con la videovigilancia.

8 Capacitar a los supervisores en los aspectos legales relacionados con la videovigilancia.

9 Trate la información obtenida a través de la videovigilancia como confidencial y limite el acceso a las grabaciones de video al personal de seguridad o al personal de administración que necesite saberlo.

10 Adopte salvaguardias de procedimiento para evitar el uso indebido o no intencionado de las grabaciones de vídeo relacionadas con el trabajo.

Conclusión

Monitorear a los empleados que trabajan desde casa mientras se mantiene un lugar de trabajo eficiente durante la era de COVID-19 puede ser un desafío para las empresas y las empresas. Recuerde, la transparencia es siempre una buena práctica.

Dado que muchos empleados se sienten incómodos al ser monitoreados, es esencial ser comunicativo con un aviso claro de que las comunicaciones pueden ser monitoreadas y cómo. Más importante aún, los empleadores que monitorean deben ser responsables y razonables. A medida que la ley se pone al día con la tecnología, quedan muchas preguntas.

Zhen Liu se graduó recientemente de la Facultad de Derecho de Seton Hall, donde fue miembro de la Asociación de Abogados Americanos de Asia Pacífico. Se especializa en derecho de familia y se desempeña como asistente de investigación de reporteros asociados del Instituto de Derecho Estadounidense.